中铁二十三局集团深圳外环项目推进档案管理“五化”建设

来源:中华铁道网

  (中华铁道网特约通讯员张光林)中铁二十三局集团二公司深圳外环高速公路项目部把加强档案管理作为提高企业管理质量和效率的重要工作来抓,采取多种举措推进档案管理的常态化、规范化、标准化、信息化和专业化的“五化”建设,不断夯实档案工作基础,规范工作程序,推动了各项工作规范有序地进行。

中铁二十三局集团深圳外环项目推进档案管理“五化”建设

  市交委检查档案资料

中铁二十三局集团深圳外环项目推进档案管理“五化”建设

  市安监站工作人员检查档案

中铁二十三局集团深圳外环项目推进档案管理“五化”建设

  市安监领导察看档案室

中铁二十三局集团深圳外环项目推进档案管理“五化”建设

  向市安监站提供内业资料档案

中铁二十三局集团深圳外环项目推进档案管理“五化”建设

  业主综合考核组查看档案资料

  这个项目部于2016年五月份进场后十分重视档案管理工作,把留痕迹、建档案作为规范项目管理的一项重要工作来抓,注重从“五化”上下功夫:一是加强组织领导,推进档案管理常态化。项目部成立了以项目经理为组长的领导机构,配备了四名专业管理人员,聘请有专业职称的档案工程师帮助工作和进行指导,明确规定项目所有的文字、声像、影像和图片资料等全部统一归口到档案管理中心进行管理,全面系统地构建档案管理网络图,完善档案管理体系。

  二是加强制度建设,推进档案管理规范化。项目部制定了《档案管理实施细则和考核办法》,建立考核约束激励机制,将档案管理工作与绩效考核挂钩,激发档案管理者工作的主动性和积极性。在档案创建和管理中坚持“两步走”,即:第一步是对所有收集到的原始资料进行集中归类,全面核对,认真梳理,做到不漏项,不偏差,不零乱;第二步是把资料分类编号,列出具体资料条目,认真核对目录中的资料编号、名称、页码等,确保目录中的放置顺序和材料放置相一致,不出任何差错,使资料管理系统化、条目化和精细化。

  三是加强设施建设,推进档案管理标准化。该项目注重加强档案管理基础设施建设,兴建了专门的档案室,购买配置了摇臂式全移动组合档案资料柜,配备了安全防护设施,建立了查阅、申报、批准、登记制度,落实“防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温、防霉、防有害气体”的档案管理“十防”和不准在档案库房吸烟、不准在办公区和档案库房使用电炉、取暖器等档案安全管理“八不准”,将档案库房管理和档案查阅管理制度上墙并抓好落实。

  四是提高管理效率,推进档案管理信息化。建立完善的计算机档案管理系统,实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引等。开发档案管理互动式软件,实现档案调阅的自动引导,解决档案资料查阅难的问题。开发档案调阅逾期管理功能,档案调阅逾期未归还,系统及时提醒档案管理员督促调阅人归还,确保档案的完整和安全。

  五是加强业务培训,推进档案管理专业化。该项目部针对所有管理人员过去都没有从事该项专业管理的实际,注重加强管理人员专业知识培训和业务水平的提高,一方面聘请专业档案工程师指导初期阶段各项制度和档案资料的建立,对管理人员进行现场操作的专项辅导,另一方面与地方档案部门联系,将档案管理人员分期分批地派送到对口单位进行专业的培训和取证,购买了档案管理相关书籍充实理论基础知识,采取多渠道、全方位地对档案管理人员的专业培训和业务提升,使其尽快地熟悉业务,进入工作。

  近两年工作的实践证明,该项目收集整理的档案资料,不仅在深圳市安全质量监督局、深圳外环高速公路建设管理处(业主)和主管公司的多次检查中受到好评,而且为企业的施工组织、生产经营、项目管理、技改变更、降耗增效以及信用评价、综合考核、合法维权等提供了及时详实和准确的第一手资料。